USER GUIDE

勤怠・日報管理 ご利用ガイド

建築現場の作業記録、サロン・店舗の勤怠を、社員・監督・事務所で管理します。

1. 利用を始める

1. 担当者が30日試用を申し込み、確認メールのリンクを開きます。確認完了から30日間、社員20名まで利用できます。自動課金はありません。
2. 事務所にログインし、会社の勤務時刻・休憩・勤務曜日を設定します。所属（現場・店舗）、工事・案件、社員番号・氏名・役割を登録します。
3. 社員番号は給与・勤怠連携先と一致させます。先頭のゼロも含めて確認してください。
4. LINEを使う場合は、会社の公式アカウントとLINE連携を設定し、社員ごとの招待URLを渡します。社員は友だち追加と登録を行います。登録コードは本人にだけ案内してください。
5. LINEを使わない場合は、事務所の「社員ログイン」でID・パスワードを発行します。社員は社員アプリへログインします。
6. 導入ページから端末に合った方法を選びます。PWAはブラウザからホーム画面・アプリとして追加します。

会社や雇用形態が変わる場合は、過去の勤怠との関係を確認して社員を登録・停止します。停止した社員の過去記録は削除せず保管します。

2. 社員の打刻と日報

1. 出勤時に「出勤」、休憩時に「休憩開始」「休憩終了」、勤務終了時に「退勤」を押します。
2. 日付・所属・工事や案件を確認し、作業内容を入力して日報を送信します。定時式では設定時刻を確認して使用します。
3. 写真やファイルを添付できます。社員アプリでは1ファイル5MB以下、端末内の未送信添付は合計50MBまでです。
4. 社員アプリの「勤怠入力・勤務予定」では対象社員を読み込み、未入力の日付の時刻・日報を登録できます。複数日は日付を選択してまとめて報告します。記録がある日は上書きしません。
5. 「日報の検索」で期間・検索語・状態を指定して自分の記録を確認できます。保存済み本文を編集する場合は、その日付の通常の日報入力から読み込みます。

通信できないとき

ログイン済みの個人用社員アプリは、打刻・日報・添付を端末に保存します。接続が戻ったらアプリを開いて送信結果を確認してください。確定・締めや他の編集と競合した場合は、エラーの内容を事務所へ連絡します。未送信のままアプリを削除したり、ブラウザの保存データを消さないでください。

LINE内の画面、共用端末での顔照合、監督の管理操作には通信が必要です。

位置情報

GPSと通信受付時のIPによる参考位置を扱います。打刻時に取得できないときは再接続時に補完し、取得時点・由来を区別します。IP位置は概算で、勤務場所や打刻時の滞在を証明するものではありません。位置を収集しない運用は導入担当者へご相談ください。

3. 監督・店舗責任者の確認

1. 担当範囲の日報を検索し、時刻・作業内容・添付を確認します。
2. 確認待ちの日報を確定します。一括確定では対象を選択し、各日報の結果を確認します。
3. 修正が必要な場合は理由付きで確定を解除します。時刻訂正・代理入力では「勤怠入力・勤務予定」から社員・日付を選び、入力・訂正理由を記録します。
4. シフトは「勤務曜日に従う」「出勤」「休み」を選択します。翌日の02:00は26:00のように入力します。
5. 業務連絡を掲載し、タスクを担当者へ依頼します。担当者が完了報告し、依頼者が確認または差し戻します。

確定済みの日報は解除後に編集します。月次締め済みの月は事務所で締めを解除するまで変更できません。一般社員は他の社員の勤怠を操作できません。

連絡の確認

社員アプリの「確認すること」で、未読の業務連絡・対応待ちタスク・差戻し日報をまとめて確認します。LINE通知は会社の設定と配信枠の範囲で送信します。通知が届かない場合もアプリを開いて確認してください。本システムのLINE送信は月200通以下かつLINE側の上限以下で制御します。LINE管理画面や他サービスからの配信分、契約料金は別途確認が必要です。

4. 事務所で管理する

事務所画面で日次・月次勤怠、社員・所属・工事・勤務設定、タスク、契約、社員アカウント、LINE配信状況を管理します。担当範囲・役割・会社別のアクセスを使い分けます。

1. 日次一覧で欠けている記録や訂正の必要がある日を確認します。
2. 月次の点検で未入力・確認待ちを整理します。出勤予定なのに記録がない日は、本人の報告を登録するか、各社員の勤務設定の時刻を確認して締め時に仮確定します。
3. 月次締めを実行し、仮確定を含む処理結果を確認します。エラーがある場合は締めを完了として扱わず、原因を直して再実行します。
4. 事務所から「各自への最終確認」で社員を選んで依頼します。社員はLINE連携画面または社員Webアプリで自分の記録を確認し、確認済みまたは訂正依頼を返します。回答待ちは月次締め・CSV出力を止めません。
5. 訂正依頼があれば事務所で締めを解除し、日報の確定解除・訂正・再確定後に締め直します。外部の取込先へ既に取り込んだデータの訂正も合わせて行ってください。

5. サロン・店舗・事務所の共用端末

1. 事務所で顔認証・設置端末管理を開きます。本人に顔情報の取扱いを説明し、同意を確認して顔を登録します。
2. 端末名を登録し、発行したコードで設置端末を接続します。コードは10分間・1回限りです。
3. 端末でカメラを許可し、顔の向きの案内に従います。表示された氏名を確認して、出勤・退勤・休憩開始・休憩終了をタッチします。
4. 認識できない場合は社員ID・パスワードによる共用モード、または事務所への記録依頼を利用します。
5. 撤去・紛失した端末は停止します。顔認証を使わなくなった社員は顔情報を削除します。

顔照合には通信・カメラ・十分な明るさが必要です。マスク・逆光などにより認識できない場合があります。顔の向きによる簡易確認は、写真・動画による不正を完全に防ぐものではありません。顔登録は1社500名までです。端末の登録有効期間は90日です。

6. 月次の出力

マネーフォワード勤怠CSVは、月次締め前も確定済みの勤怠を出力し、手動で取り込めます。freee勤怠管理Plus、MF給与・freee人事労務向けCSV、社労士向けタイムシートは締め済みの月を対象にします。

社員番号、対象月、締め状態、項目対応を確認して取り込んでください。締め直した場合は出力し直します。CSVのダウンロード先はブラウザのダウンロード一覧で確認できます。

アカウント・問い合わせ

パスワードを忘れた場合は、登録・確認済みのメールアドレスへ再設定を依頼します。社員アカウントは事務所で再発行・停止できます。顔登録や位置情報などの相談、削除の依頼は会社の担当者へ連絡してください。

製品・導入のお問い合わせ：info@k2ic.jp。LightはLINEのみの打刻で1名あたり月額200円（税別）、Premiumはすべての打刻方法に対応し1名あたり月額300円（税別）です。クラウド版の初期費用は0円、無料試用は30日間です。契約は1か月ごとに更新し、最低利用期間はありません。料金の人数基準は月内の最大有効社員数です。有償契約の料金は請求書を送付し、銀行振込でお支払いいただきます。振込手数料はお客様のご負担です。利用開始日は契約で定めます。現在、このサイトでは有償申込みを受け付けていません。30日試用後も自動課金はありません。